Workflow

Informationen für Administratoren
Schritt für Schritt

Erste Schritte

Nach getätigter Bestellung und Erhalt Ihres Pin-Codes können Sie unverzüglich mit der Konfiguration beginnen.

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Website
Schritt 01


Gehen Sie auf die Website www.elternprechtag.at und drücken Sie auf „Zugang für Administrator/innen“.

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Schule auswählen
Schritt 02


Wählen Sie aus dem dropdown-Menü die entsprechende Schule aus und bestätigen Sie mit „Weiter“.

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Anmeldung
Schritt 03


Melden Sie sich mit jenen Zugangsdaten an, die Sie per E-Mail erhalten haben, und bestätigen Sie mit „Weiter“.

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Start-Seite
Schritt 04


  1. Legen Sie Ablauf, Uhrzeit, Pausen und Berechtigungen in den allgemeinen Einstellungen fest.
  2. Importieren Sie die Daten für Lehrkräfte und SchülerInnen.
  3. Erstellen Sie die Dokumente mit den Zugangscodes für die Lehrkräfte und Erziehungsberechtigten.
  4. Drucken Sie Terminpläne z.B. für den Aushang an den Türen am Elternsprechtag.
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Ablauf
Schritt 05


  1. Legen Sie den Beginn der jeweiligen Phase im Vorfeld des Elternsprechtages fest. Bedenken Sie für die jeweilige Phase genügend Zeit einzuplanen.
  2. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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Uhrzeit und Dauer
Schritt 06


  1. Bestimmen Sie den Zeitraumen für den gesamten Elternsprechtag.
  2. Definieren Sie die Dauer der einzelnen Gesprächszeiten.
  3. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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Pausen
Schritt 07


  1. Planen Sie Dauer und Anzahl der Pausen.
  2. Bei automatischer Verteilung: Definieren Sie das Intervall der Pausen, diese werden automatisch den Lehrkräften zugewiesen. in welchem Sich die Pausen befinden sollen.

  3. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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LehrerInnen-Berechtigungen / Individualisierung
Schritt 08


  1. Vergeben Sie Berechtigungen für Lehrkräfte, diverse Einstellungen selbst vorzunehmen.
  2. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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Import Lehrkräfte 1
Schritt 09


  1. Drücken Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie Ihre vorbereitete Datei aus.
  2. Importieren Sie die gewünschte Datei.
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Import Lehrkräfte 2
Schritt 10


  1. Wählen Sie um Dropdown-Menü die erforderlichen Spalten aus. Soll eine Spalte nicht importiert werden, so wählen Sie „Nicht importieren“.
  2. Geben Sie an, ab welcher Zeile importiert werden soll (im Beispiel ab Zeile 2).
  3. Importieren Sie die Daten.
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Import Lehrkräfte 3
Schritt 11


Fahren Sie mit der Konfiguration fort, indem Sie zum Startfenster zurück gehen.</li>

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Import SchülerInnen
Schritt 12


Importieren Sie die Daten der SchülerInnen nach dem gleichen Vorgehen wie bei den Lehrkräften. (Schritte 9 bis 11)

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Briefe für Lehrkräfte
Schritt 13


  1. Generieren Sie ein Standard-Schreiben mit den Zugangscodes als PDF für die Lehrkräfte.
  2. Gestalten Sie Ihren eigenen Brief und erzeugen Sie eine CSV-Datei mit den Zugangscodes.
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Briefe für Erziehungsberechtigte
Schritt 14


Verfahren Sie bei den Elternbriefen nach dem gleichen Vorgehen wie bei den Lehrkräften. (Schritt 13). Bedenken Sie, die Briefe erst nach Ablauf von Phase 1 zu erstellen, da das Schreiben spezifische Informationen für die Erziehungsberechtigen enthält.

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Terminpläne
Schritt 15


  1. Wählen Sie die gewünschte Lehrkraft.
  2. Speichern Sie das PDF mit den Terminplänen.

Import der bestehenden Daten

Viele Schulen wickeln ihre Verwaltung mit Standard-Programmen wie Excel ab. Vor allem Klassenlisten werden meist in Tabellenkalkulationsprogrammen geführt. Um ein mühsames händisches Eingeben von Daten zu vermeiden, können die Informationen leicht in elternsprechtag.at importiert werden. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier:

Nachträglich Termine für Erziehungsberechtigte eintragen

Als AdministratorIn können Sie die Terminpläne der Lehrkräfte bearbeiten. Sie können Reservierungen löschen oder Reservierungen für Erziehungsberechtigte vornehmen.

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Lehrkraft wählen
Schritt 01


  1. Drücken Sie in der Navigationsleiste auf Terminvergabe.
  2. Wählen Sie die Lehrkraft, bei der Sie einen Termin reservieren oder löschen möchten.
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SchülerIn wählen
Schritt 02


  1. Klicken Sie beim gewünschten Termin auf „reservieren“.
  2. Wählen Sie in der Klassenliste oder mit Hilfe der Suchfunktion den betreffende Schüler aus.
  3. Bestätigen Sie mit „OK“.

Serienbriefe bearbeiten und Logo hinzufügen

Als AdministratorIn haben Sie die Möglichkeit, Serienbriefe zu bearbeiten und Ihren Wünschen anzupassen.

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Serienbrief bearbeiten
Schritt 01


  1. Drücken Sie in der Navigationsleiste auf "Allgemeine Einstellungen".
  2. Zum Einfügen Ihres Schullogos laden Sie die gewünschte Datei über "Datei auswählen" hoch.
  3. Ergänzen Sie die automatisch generierten Briefe mit Ihren individuellen Texten und legen Sie die Druckreihenfolge fest.
  4. Bestätigen Sie mit "Speichern".

Pausen für einzelne LehrerInnen manuell einstellen

Als AdministratorIn können Sie für einzelne Lehrkräfte Pausen manuell einstellen und bearbeiten.

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Lehrkraft wählen
Schritt 01


  1. Drücken Sie in der Navigationsleiste auf "Benutzer" und wählen Sie "LehrerInnen bearbeiten".
  2. Wählen Sie die Lehrkraft aus, bei der Sie die Pausen bearbeiten möchten und drücken Sie auf den Pfeil nach unten.
  3. Drücken Sie auf den Stift, um das Bearbeitungsmenü zu öffnen.
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Pausen bearbeiten
Schritt 02


  1. Geben Sie Beginn und Ende der Pausen in die dafür vorgesehenen Felder ein.
  2. Speichern Sie Ihre Änderungen.